Gromadzimy od roku dane o ruchu na stronie internetowej. Teraz postanowiliśmy określić, jak będzie wyglądał kwartalny raport na temat wyświetleń treści, unikatowych użytkowników, czasu spędzonego na www i innych ważnych parametrów. Niestety w tej kolejności działań możemy nie osiągnąć dobrego rezultatu. Cel raportu i jego charakter warto zaplanować, jeszcze zanim zaczniemy gromadzić i analizować dane – niekoniecznie o ruchu internetowym. Podobnie będzie w przypadku zakładu produkcyjnego albo sklepu. Poniżej propozycja 9 kroków, które warto wykonać, kiedy chcemy stworzyć czytelny raport z analizy danych.

1. Po co robisz raport?

Często raporty analityczne powstają reaktywnie. Autor próbuje wydobyć ze zbioru danych najciekawsze, najbardziej efektowne informacje, które mogą prowadzić do wniosków sygnalizujących ryzyka, błędy lub potwierdzających, że badane przedsięwzięcie funkcjonuje dobrze i rozwija się. I nic w tym złego, podobne podejście też ma szansę przynieść wartościowe wnioski. Jednak lepiej już na początku zastanowić się, po co nam albo naszej organizacji ten raport. Co chcemy nim osiągnąć, czego się dowiedzieć, dlaczego prowadzimy analizę danych? Czyli – jaki jest cel? W przypadku fabryki może to być próba optymalizacji procesów operacyjnych. Sklep będzie potrzebował oceny wyników kampanii marketingowej. A menadżer odpowiedzialny za portal zapewne zechce przekonać się, jakie typy publikacji powodują, że rośnie ruch organiczny.

2. Jakie masz źródła danych?

To bardzo ważny etap. Jeśli go pominiemy, musimy liczyć się z problemami w dalszej części prac nad raportem. Chodzi o zrozumienie danych, którymi dysponujemy. Inne źródła będziemy mieli w analityce www, inne w fizycznym sklepie, a jeszcze inne w firmie produkcyjnej. Ważne, żebyśmy wiedzieli, skąd dokładnie pochodzą, kto je wprowadza, kiedy i jak, jeśli robi to człowiek. Jakie urządzenia, za pomocą jakiej technologii i w jakim standardzie? – jeżeli to oczujnikowane maszyny w fabryce. Musimy wiedzieć, jakie zafałszowania są charakterystyczne dla tych źródeł. Co dokładnie oznaczają elementy tabel, kategorie lub wiersze? I wreszcie, trzeba nawiązać do 1 kroku i pomyśleć, co chcemy finalnie uzyskać, czyli czy źródła, którymi dysponujemy, mają szansę przynieść nam odpowiedzi zaplanowane w biznesowym celu raportu.

3. Przygotowanie do analizy.

W zaproponowanym modelu dopiero teraz mamy odpowiedni moment na pracę analityczną. Będzie przyjemniejsza, a przede wszystkim bardziej efektywna, bo wiemy, po co ją robimy i znamy specyfikę danych. Zgromadzony zbiór trzeba przygotować do właściwej analizy. Pomoże tutaj EDA, czyli Exploratory Data Analysis. Eksploracyjna Analiza Danych pozwala prześledzić ich strukturę, rozpoznać nietypowe wartości i błędy oraz zająć się potencjalnymi problemami. Błędy i braki mogą wynikać z niedopatrzenia człowieka lub być faktyczną luką w danych. Zatem potrzebne będzie zarówno skorygowanie fałszywych wartości, jak i określenie, czy brakujące informacje da się uzupełnić. W ramach EDA przyda się również zdefiniowanie rozkładu zmiennych i odfiltrowanie odstających wartości. Koniecznym elementem Eksploracyjnej Analizy Danych jest skontrolowanie zależności i korelacji między zmiennymi. Po przeprowadzeniu procesu EDA przychodzi czas na właściwą analizę pod kątem raportu.

4. Jak chcesz pokazać wyniki?

Już wiemy, że publikacje artykułów o objętości powyżej 300 słów między 9:00 a 14:30 przynosiły serwisowi najlepsze efekty lub że największy wpływ na produkcję w fabryce mają awarie maszyn CNC, do których dochodzi zwykle w weekendy. Teraz musimy uporządkować wyniki, żeby móc je zwizualizować. Możemy samodzielnie na podstawie doświadczenia lub znajomości danych i własnej wyobraźni zdecydować, czy najbardziej komunikatywne będą wykresy kołowe, drzewa klasyfikacyjne, czy może diagramy sieciowe. Ale możemy też skorzystać ze wsparcia narzędzi algorytmicznych, które po przeskanowaniu wyników podpowiedzą typy wykresów i wizualizacji. Później możemy je jeszcze przekształcać, zanim trafią do raportu.

5. Przemyślana struktura raportu.

To również krok, który może wydawać się oczywisty, a bywa pomijany. Przed rozpoczęciem wypełniania raportu treścią dobrze jest zaplanować jego strukturę. Stworzenie formy dla informacji i wniosków bardzo pomoże nam potem w konstruowaniu raportu i od razu pokaże, czego jeszcze w nim potrzebujemy. Co powinien zawierać raport? Wprowadzenie (problem i cel analizy), metodologię (narzędzia i techniki), wyniki (tylko najważniejsze ustalenia oparte o dane), wnioski (co-wynika-z–wyników), zalecenia (jak wnioski przełożyć na działania i decyzje biznesowe) i bibliografię (źródła danych i narzędzi, żeby raport był transparentny i wiarygodny).

6. Wprowadź odbiorców raportu.

W tym kroku wróć znowu na chwilę do punktu 1. Napisz wprowadzenie do raportu, w którym wytłumaczysz, jaki cel analityczny sobie postawiłeś i dlaczego. Wytłumacz, dlaczego to ważne dla organizacji, jaki jest kontekst biznesowy badanego problemu oraz na jakie pytania odpowiada opracowanie. Możesz też zapowiedzieć, czego dowiedzą się czytelnicy dokumentu, czyli dlaczego warto go dalej czytać.

7. Do sedna – wyniki.

Wyniki analizy przedstaw precyzyjnie i szczegółowo, ale opisz je w sposób zrozumiały także dla osób, które nie są ekspertami w zakresie data science lub w obszarze działalności waszej firmy lub instytucji. Prawdopodobnie wiesz, kim są pierwsi odbiorcy raportu, ale możliwe, że ich poziom wiedzy w tych obszarach jest nierówny. Dodatkowo, raport może potem trafić do innych odbiorców. Ważne żeby poza rzetelnością był też jak najbardziej komunikatywny.

8. Wnioski i rekomendacje.

Załóż, że nie każdy, a nawet mniejszość twoich czytelników, przeczyta opracowanie w całości. Z dużym prawdopodobieństwem ci, którzy będą chcieli poświęcić mu mniej czasu, zajrzą do wprowadzenia i wniosków. Ewentualnie też do wyników i metodologii. Zatem wnioski i rekomendacje powinny być wizytówką raportu. Napisz w tej części o najważniejszych obserwacjach, które wynikają z danych. Zadbaj szczególnie o koherencję, to znaczy sprawdzaj na bieżąco, czy każda podawana informacja na pewno ma oparcie w analizowanych danych. Zawrzyj konkretne zalecenia biznesowe zbudowane na wnioskach z analizy. Zaakcentuj, jakie działanie warto rozważyć, jakie polityki lub strategie mogą posłużyć osiągnięciu biznesowych celów i wyeliminowaniu badanego problemu. Jeśli to możliwe, spróbuj osadzić te propozycje w kontekście rynkowych działań innych podmiotów, które były w podobnej sytuacji.

9. Podsumowanie oraz bibliografia.

Na koniec podsumuj całość raportu, nie tylko wyniki i wnioski, ale pokaż zwięźle cały proces, który zrealizowałeś w opracowaniu. Skup szczególną uwagę na wartościach i korzyściach biznesowych, a także na rozwiązywaniu realnych problemów danej instytucji lub przedsiębiorstwa. Ważne aby raport kończył się rzetelną bibliografią, która będzie zawierała źródła danych i informacje o wykorzystanych narzędziach. Chodzi o to, żeby fundamentem wiarygodności raportu była możliwość zweryfikowania jego treści.